La facturation électronique, ou e-facturation, est aujourd’hui un élément essentiel de la transformation numérique des entreprises. Elle offre de nombreux avantages tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité et la diminution de l’empreinte écologique. Mais qu’en est-il de sa validité juridique ? Cet article vous propose un tour d’horizon des enjeux et des conditions à respecter pour que vos factures électroniques soient conformes aux exigences légales.
Qu’est-ce qu’une facture électronique et quelle est sa valeur juridique ?
Une facture électronique est une facture qui est créée, envoyée, reçue et conservée sous forme numérique. Elle doit contenir les mêmes informations qu’une facture papier classique, telles que le nom et l’adresse des parties concernées, le détail des produits ou services vendus, le montant total à payer ainsi que les taxes applicables.
En France, la validité juridique de la facturation électronique est reconnue depuis 2013 avec l’article 289 du Code général des impôts qui stipule que « Les factures peuvent être transmises par voie électronique si elles sont acceptées par le destinataire de la facture ». Depuis 2016, les entreprises doivent également respecter les exigences du règlement européen n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS).
La valeur juridique d’une facture électronique est donc la même que celle d’une facture papier, à condition qu’elle respecte les règles en vigueur en matière d’authenticité et d’intégrité.
Les conditions de validité juridique : authenticité, intégrité et lisibilité
Pour être considérée comme valide sur le plan juridique, une facture électronique doit répondre à trois critères :
- Authenticité : il doit être possible de garantir l’identité de l’émetteur et du destinataire de la facture. Cela peut être réalisé grâce à des moyens techniques tels que la signature électronique, la certification numérique ou encore l’archivage électronique sécurisé.
- Intégrité : le contenu de la facture ne doit pas avoir été modifié après sa création. L’utilisation de technologies telles que la signature électronique ou le chiffrement permet de garantir cette intégrité.
- Lisibilité : la facture doit être facilement lisible et compréhensible par toutes les parties concernées. Il est ainsi recommandé d’utiliser des formats standardisés tels que le format PDF ou XML pour faciliter la lecture et l’interopérabilité.
Signature électronique et certification : des solutions pour garantir l’authenticité et l’intégrité
L’un des moyens les plus couramment utilisés pour assurer l’authenticité et l’intégrité d’une facture électronique est la signature électronique. Celle-ci consiste à apposer une signature numérique sur le document, généralement à l’aide d’un certificat électronique délivré par un prestataire de services de confiance (PSCo) agréé. La signature électronique garantit que le document n’a pas été modifié après sa création et atteste de l’identité de son auteur.
Il existe également des solutions de certification qui permettent de vérifier l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques. Ces solutions reposent sur des technologies telles que le horodatage, le chiffrement ou encore l’archivage électronique sécurisé. Elles sont mises en place par des prestataires spécialisés qui garantissent la conformité aux normes et réglementations en vigueur.
Conservation des factures électroniques : une obligation légale
Les entreprises ont également l’obligation de conserver leurs factures électroniques pendant une durée minimale de six ans à compter de leur date d’émission, conformément aux dispositions du Code général des impôts et du Code du commerce. La conservation des factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur sécurité, leur confidentialité et leur accessibilité en cas de contrôle fiscal ou autre.
Cette obligation peut être remplie grâce à des solutions d’archivage électronique, qui permettent de stocker les documents numériques sur des supports sécurisés et de garantir leur pérennité. Il est important de veiller à ce que ces solutions soient conformes aux normes en vigueur, telles que la norme NF Z42-013 relative à l’archivage électronique.
En résumé, la validité juridique de la facture électronique repose sur le respect de plusieurs conditions, notamment en matière d’authenticité, d’intégrité et de conservation. Les entreprises doivent donc s’assurer de mettre en place des solutions techniques et organisationnelles permettant de garantir la conformité de leurs factures électroniques aux exigences légales.
